La communication est un élément clé de la vie d’une entreprise. Que votre projet en soit à ses débuts ou que votre entreprise soit déjà bien développée, il est indispensable d’avoir les meilleurs outils possibles afin de gagner du temps, de ne pas perdre des informations, et donc d’améliorer la productivité. Focus sur les outils indispensables à la communication interne. Vous l’aurez compris, chez 1001startups nous sommes contre l’utilisation des mails en interne.
Les outils de communication interne en entreprise
Couramment appelé « le chat » la discussion instantanée est souvent primordiale du fait de l’éloignement des participants, de la faciliter d’envoi des informations, ou bien même seulement pour conserver une archive de vos conversations.
Devenu une référence absolue, Slack est l’outil de communication interne à la mode. Oui, communiquer avec ses collègues de boulot est devenu cool. Même avec Gérard de la compta. Une valorisation à presque 3 milliards de dollars plus tard, Slack est aujourd’hui un « must have » que vos collaborateurs utiliseront même le weekend. La firme a récemment annoncé travailler sur la conversation vidéo et audio.
Le concurrent principal de Slack, HipChat a lui aussi été conçu pour les entreprises, il permet des conversations d’équipe, conservées indéfiniment, et offre divers avantages : appels vidéo, partage d’écran et la sécurité informatique.
L’assignation de taches en entreprise
Améliorer la communication interne c’est aussi améliorer l’assignation des taches et la réalisation de ses dernières. Pour cela, l’outil ultime s’appelle Asana.
Gestionnaire de tâches permettant à la fois d’assigner des sous-tâches avec des deadlines, ce qui évite les relances intempestives, ainsi qu’une lecture des taches de chaque membre de l’équipe, il est l’outil de complément idéal de Slack.
Il en est de même pour Trello, le To Do-Do-Done 2.0. En réalité tous les outils dit « collaboratifs » amélioreront la communication interne. Pour deux raisons. La première, tout le monde a une vision de ce que tout le monde fait sans pour autant passer des heures à échanger des mails du genre « tu en es où du dossier Dubreuil ? ». #Gaindetemps Deuxièmement, parce que la compétition « amicale » qui s’instaure dans un travail collaboratif augmente la productivité et les échanges entre les collaborateurs.
Un service comme Google Drive est aussi indispensable pour améliorer cette communication interne. C’est un service qui permet de stocker et de partager de fichiers dans le cloud. Il regroupe les applications Google Docs, Sheets et Slides et permet de modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations, des dessins, des formulaires, etc. Les utilisateurs peuvent rechercher les fichiers partagés publiquement sur Google Drive par le biais de moteurs de recherche Web.
J’ai aussi un faible pour RealtimeBoard, un outil « tableau blanc » pour agir en temps réels, échanger et brainstormer malgré la distance. Idéal pour les entreprises dans lesquelles les collaborateurs se déplacent souvent.
La communication interne, valeur et mémoire de l’entreprise
La vidéo est un vecteur de communication tellement plus agréable et tellement plus efficace
Améliorer sa communication interne ne se fait pas qu’à des fins de productivité. C’est aussi une façon de conserver les valeurs et la mémoire de l’entreprise. Un outil comme Dropbox qui permet d’emmener toutes les photos, documents et vidéos n’importe où et les partager facilement est vital. Tout ce qui est enregistré dans la box va automatiquement se sauvegarder sur tous les ordinateurs, téléphones, et même le site Web de Dropbox. Vous ne perdrez plus la première photo de vos bureaux, ou le rapport de stage de troisième du petit Jason.
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Autre plaie de la communication interne, les mots de passe. Bien entendu vous n’allez pas communiquer vos mots de passe à tout le monde. Mais il est absolument nécessaire qu’un de vos collaborateurs ait un logiciel qui garde les MDP de tout le monde.
Keepass est idéal. Il permet de stocker tous les mots de passe dans une même base de données accessible avec un seul mot de passe principal. Il peut être accompagné d’une clé sous la forme d’un fichier pour renforcer la sécurité d’accès au fichier chiffré.
Choisissez la communication par la vidéo
Skype, of course ! Mais pas que. De très loin, je conseille Appear.in qui est d’une facilité déconcertante à l’utilisation et qui rend presque obsolète Skype. Parce que la vidéo est un vecteur de communication tellement plus agréable et tellement plus efficace, Appear.in s’impose comme un outil indispensable remplaçant même le téléphone.
Organiser des événements, adopter un management souple
On peut utiliser tous les outils du monde, rein ne vaut la machine à café et la salle de repas commune. Il n’y a rien de tel qu’un « summit » (séminaire en français, mais c’est moins glam), pour créer des liens et dépasser le cadre de la communication formelle. Une bonne soirée au bar fera plus l’affaire que Slack.
Un management trop direct renfermera vos collaborateurs et les empêchera de s’exprimer. Au contraire, un management souple simplifiera les échanges. Améliorer la communication relève du management, et comme toutes les notions de management, c’est une question d’équilibre.
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Crédit photo : pio3 via Shutterstock
