Pourquoi choisir une solution SAAS pour son entreprise ?

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Selon une étude menée par IDC, le marché du SAAS devrait valoir 1800 millions d’euros pour 2015. Avec de nombreux avantages comme la mobilité d’utilisation ou le prix, les logiciels SAAS deviennent petit à petit des solutions adoptées par un nombre croissant d’entreprises, passant de  54% en 2014 (source CloudIndex de PAC).

Quels sont les avantages des solutions SAAS ? Comment bien choisir ses outils SAAS ? Zoom sur un marché en pleine expansion.

Qu’est-ce que les logiciels SAAS ?

Les logiciels en mode SAAS sont hébergés et géré via le centre de traitement d’un prestataire extérieur. Pour utiliser le logiciel, plus besoin d’acheter le logiciel et de l’installer, vous payez un abonnement et l’accessibilité se fait par Internet. CRM, Ressources Humaines, Marketing, comptabilité, le nombre de logiciel s’est décuplé rapidement pour toucher tous les domaines utiles à la gestion de l’entreprise.

Il persiste quand même des freins quand à l’utilisation de ces solutions par les PME. Pourquoi sont-ils bloqués ? La crainte première provient de la sécurité des données, notamment suite à l’affaire PRISM permettant au FBI et à la NSA d’avoir accès aux informations personnelles d’utilisateurs. En souscrivant à une solution SAAS, vous acceptez d’importer vos données confidentielles au service d’un prestataire extérieur, cela peut faire peur. Néanmoins, la sécurité et la protection des données restes des enjeux majeurs pour les services du Cloud, là ou des entreprises n’ont pas forcément les compétences internes pour sécuriser leur systèmes d’information.

Quels sont les avantages pour une entreprise ?

  • Un gain de temps

Plus besoin de se préoccuper de la gestion de votre logiciel et de ses mises à jours plus ou moins longues vous ralentissant dans votre travail. Le prestataire s’occupe de la maintenance sans même parfois que vous vous en rendiez compte, vous déchargeant vous ou votre équipe informatique de cette charge de travail considérable, fini les soucis.

Un gain de temps supplémentaire relatif à sa mise en œuvre. Les logiciels classiques vous font perdre des dizaines de minutes (si votre ordinateur ne bug pas entre temps) pour s’installer correctement. En accédant au logiciel directement depuis internet, vous subtilisez cette étape et devenez opérationnel plus rapidement.

  • Un gain d’argent

Selon une étude, les coûts de logiciel en SAAS réduisent de 30% les dépenses des entreprises si on les compare à une suite de logiciels traditionnelle. Ce gain d’argent est précieux, pouvant être injecté dans d’autres ressources.

Le prix des logiciels est particulièrement coûteux, outre le prix de la licence vient s’ajouter les mises à jours qui viendront s’ajouter au frais de fonctionnement. Avec le SAAS, vous louez un logiciel dont le prix s’adapte en fonction de votre utilisation. Généralement, plusieurs formules payantes sont proposées pour vous laisser le choix en fonction de votre future utilisation.

  • Une utilisation mobile

Avec une utilisation de plus en plus mobile, les logiciels SAAS ont cet avantage de s’adapter à n’importe quelle utilisation, ce qui n’est pas le cas des logiciels internes. Le fait d’avoir une connexion au logiciel via internet rend possible votre connexion depuis tous les supports, votre ordinateur ou celui d’un autre, mobile et tablette. Résultat, dès lors que vous possédez une connexion internet, le fonctionnement de votre entreprise peut se gérer partout, instantanément.

  • Un logiciel flexible

En souscrivant à un logiciel, vous choisissez les applications et les services que vous souhaitez utiliser. Ainsi, vous avez un logiciel personnalisé et adapté à vos besoins.

Votre activité se développe et votre équipe s’agrandie ? Au lieu d’acheter une licence à chacun, vous ajustez votre abonnement SAAS en augmentant le nombre d’utilisateurs de la solution.

Comment choisir sa solution ?

Bien choisir son logiciel SAAS demande un minimum d’investigation, tant en termes de la définition du budget, que de vos besoins, des options, du nombre d’utilisateurs…

  • Définissez votre stratégie SAAS

Quelque soit le secteur visé par une solution SAAS (RH, CRM, collaboratif,…), vous devrez définir une stratégie poussée. Vos besoins détermineront les options à choisir dans un logiciel pour ne payer que ce dont vous avez besoin. Vous devez définir vos besoins en logiciel, en vous posant plusieurs questions : Quels sont les secteurs à privilégier ? Quels critères choisir pour mon/mes logiciel(s) ? Quelles obligations mon prestataire doit-il remplir ? Combien y’aura-t-il d’utilisateurs ?…

  • Définissez votre budget logiciel

Même si le prix d’une solution SAAS reste plus abordable qu’un logiciel classique, elle représente quand même un budget à sortir par mois. Suivant les périodes où l’activité devient plus faible, ce montant peut devenir problématique à dépenser. Définissez le budget mensuel à allouer à vos logiciels tout en prenant une marge de manœuvres pour les éventuels frais cachés. Faire un prévisionnel de vos dépenses en logiciel sur 4-5 ans par exemple, peut être très utile.

  • Testez plusieurs solutions

Pour connaître celle qui vous convient le mieux, qui répond à tous vos critère et dont l’utilisation est facile et intuitive, le mieux est de tester. Presque toutes les solutions proposent une période d’essai gratuite, ne vous privez pas. Après tout, cela reste quand même un investissement sérieux et dont la gestion de votre entreprise dépendra, autant être exigeant.

  • Etudiez la flexibilité du logiciel

Votre activité va se développer laissant apparaître des besoins plus poussés en matière de fonctionnalités. Soyez vigilent sur les possibilités d’évolution du logiciel, il s’agit d’une solution qui va vous accompagner pendant plusieurs années. L’avantage dans le Software As a Service (SAAS), c’est que vous pouvez choisir les fonctionnalités en fonction de vos besoins. Évitez donc les logiciels trop standardisés.

  • Apprenez à vous former pour devenir opérationnel

Bien que les solutions SAAS soient assez intuitives, veillez à ce qu’il y ai des tutoriels écrits/vidéos qui puissent vous former à son utilisation. Analysez aussi l’efficacité de la relation client, elle doit être capable de répondre à l’ensemble de vos questions.

N’hésitez pas à vous faire conseiller pour bien choisir votre solution SAAS.

Quelles sont les solutions proposées ?

Collaboratifs

Azendoo : Une solution pour organisez vos projets en équipes, centraliser et gérer les tâches quotidiennes, discutez en interne, bref vous simplifier la vie et améliorer votre productivité. Elle intègre plus de 80 applications comme Dropbox,  Evernote, Zapier,… et permet le partage de fichier. Les fonctionnalités payantes sont par exemple, le stockage de fichier et les espaces de travail illimité, la synchronisation des tâches avec votre calendrier,…

Slack : Créé aux Etats-Unis, il s’agit d’un outil de collaboration qui repose sur le principe de la creation de groupe de travail. Les discussions à plusieurs sont regroupées autour de Channel, il est aussi possible de parler en message privés à un seul interlocuteur. Les versions payantes intègrent l’archivage illimité de message ou encore la modification de fichier directement depuis l’application.

Trello : La particularité de Trello est que vous pouvez rassembler vos tâches dans différentes catégories comme « à faire », « idées », « en cours », « taches pratiques », « paiements »…), pratique pour avoir une vue d’ensemble sur votre travail. La solution payante s’intègre avec des outils SalesForces, Google Drive, Evernote,…

Analyse de données:

Bime : Cette startup Héraultaise édite une solution d’analyse et la sécurité des données. La solution analytique propose un reporting en temps réel des données de votre entreprise. Grâce à l’ensemble des données reçues, vous pouvez prendre des décisions importantes et établir des stratégies efficaces. Cet outil est payant et vous propose plusieurs fonctionnalités illimités comme le tableau de bord, les sources de données, les requêtes,…

Logiciels CRM

Sugar CRM : Appartenant au top 10 des plateformes CRM dans le monde, Sugar CRM est un outil flexible qui permet de construire une excellente relation avec vos clients. Elle vous propose un panel important de solutions pour améliorer la gestion des actions marketing, la fidélisation des clients, gestion des catalogues produits/services…

Sales Forces : Leader du CRM, SalesForces propose d’améliorer la croissance de votre entreprise grâce à des outils d’automatisation de ventes, marketing, services clients. Salesforce possède de nombreuses références clients comme SigFox, SNCF, ESSEC Business School,…

Ressources humaines

Alcuin : Logiciel SAAS spécialisé dans la gestion du capital humain et du dialogue social. Elle propose plusieurs solution comme la gestion des mobilités internes et recrutements externes, des entretiens, des formations, des carrières…

 Besoin de conseils et astuces pour choisir le bon logiciel en ligne ? Posez-nous vos questions en commentaire à la fin de cet article ou en nous écrivant ici ! 

Crédit photo : Steigele via Shutterstock

Écrit par

Co-fondateur de 1001startups.fr, et dirigeant de Clydes Formation (filiale de 1001startups) centre de formation au digital (growth hacking, social selling, culture startups, ...). Je suis un passionné d'entreprenariat, de foot, de turntablism (scratch) et de hiphop (1996-2005).

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